次世代型Excel帳票システム ExReport

「ExReport」の導入によって解決された問題、効果は？

津田氏●よりスピーディな売上・顧客情報の共有・活用を阻む問題も解決
　Excel帳票のやり取りにメールを使用していると、タイムラグが出てしまいます。また、各エリアのフィールドカウンセラーが、Excel帳票の内容を角度を変えて分析したくても、編集もグラフ化もできませんでした。こうした問題を解決してくれたのが「ExReport」です。フィールドカウンセラーを支援する当社のポータルサイト『FC Web』において、「ExReport」は帳票の領域を担っています。

實石氏●本社データベースと連携したExcel帳票をユーザが自由に分析、2次加工
　全社的な情報の共有・活用の問題も、「ExReport」導入で解消されました。フィールドカウンセラーがブラウザから「ExReport」にログインし、用意されたExcel帳票をすぐに入手できるようになったのです。しかも、そのExcel帳票は基幹システムの各種データ、売上数字や顧客情報などを収めたデータベースと連携しているので、「情報の鮮度」という問題は解消。ユーザ自身が、Excelのデータとして編集したり、グラフを作成したり、イラストなどのビジュアルを加え、ポーラレディ向けの“読みやすい資料”に2次加工することも容易に行えるようになりました。

土屋氏●“入力できるExcel帳票”により、迅速かつ容易な経営の可視化が実現
　「ExReport」は“入力できる帳票”が作成できます。フィールドカウンセラーはそのExcel帳票を開き、担当するエリアの売上などを記入すれば、報告業務は完了。入力された内容は、「ExReport」のデータベース側にすぐに反映され、経営陣が全社の売上などをすぐさま閲覧できるようになったのです。

本社とエリア、営業所間の情報のやり取り以外に、どのように活用されているのか？

津田氏●一例を挙げると、シミュレーション機能やWeb-Excelエントリ機能が広く活用されています。
　シミュレーション機能とは、実績ベースの売上予測などをExcel上で簡単にシミュレーションできる機能です。各エリアで入力された内容は、データベースに反映されるので、売上予測などに活用されています。
　Web-Excelエントリとは、営業支援用のレポート類の共有及びデータ集計が簡単にできる機能です。この機能を利用すれば、「キャンペーンの目標集計」、「進捗確認表」、「成功している営業の活動ステップ確認表」などを、Excelが使えれば、特別なアプリケーションや知識なしで誰でも簡単に活用ができます。だから、専任スタッフも必要ありません。スピーディに簡単に情報共有・データ集計ができる、この機能は大いに役立っています。

　全国26ヵ所のエリア、約4500ヵ所の営業所、約12万人のポーラレディへの各種帳票類の展開はもとより、営業現場からの情報の収集・一元化、経営の可視化などを実現した「ExReport」。ポーラの導入事例にあるように、「ExReport」の最大の特長は、誰もが使い慣れたExcelを利用し、帳票の展開・報告・閲覧が可能な点である。
　ユーザへの特別な教育は不要。様々な業務に必須の帳票類を容易にExcel帳票化し、迅速な展開を実現。更に、閲覧も出力・入力もExcel上で行えることで、業務効率の大幅な向上、全社の情報の収集から共有・活用を可能にする。では、以下で代表的な機能を簡単に紹介しよう。

　ポーラの活用例にもある『入力できるExcel帳票』がもたらすメリットは非常に大きい。売上報告、日報、顧客の購入履歴などの情報、勤務実績といった拠点からの情報を、簡単に登録でき、人の手を介さずにデータベースに反映させることができる。この機能を使い、売上予測のシミュレーションを簡単に行うことができる。
　下図は、「ExReport」を使用した売上シミュレーションの入力と更新（データベースへの反映）の簡単な解説である。あらかじめ本社などで用意した売上シミュレーション用Excel帳票を、拠点の担当が開き、各スタッフの実績に基づく売上予測などをExcel画面上で入力する。入力が完了すれば「更新ボタン」をクリック。これで、売上予測の報告と結果シミュレーションが完了。各拠点で入力された数字は、「ExReport」側のデータベースに保存され、経営陣や営業マネージャなどがブラウザ画面を通してExcelで閲覧、確認ができる。

　こちらも、ポーラで広く活用されている機能の1つである。従来、帳票の作成には専門家によるプログラミングが必要だった。しかし、「ExReport」の 汎用帳票作成ツール を利用すれば、SQL文を記述するだけで、簡単かつ素早く帳票が作成できる。
　しかし、その手間と時間さえ惜しいという場合は、オプションの Web-Excelエントリ を利用すれば、Excelシートで自由に作成した帳票を簡単な操作で「ExReport」へアップし、対象者へ公開することができる。閲覧する各担当者は、そこに入力して公開者に結果を返すこともできる。
　また、「ExReport」は閲覧制限をかけることが可能。それも、1つのExcelシートの中で、ユーザそれぞれに見せる領域・見せない領域の設定ができる。例えば部長クラスには帳票の全エリアを表示。一般社員には顧客に関する詳細情報は非表示、といった設定ができ、情報の公開・共有と情報の保護を簡単に両立させられる。